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Sipefco-Comechingones: los comienzos del SIU

Charla sobre Sipefco-Comechingones, año 2005 SIPEFCO-Comechingones marcó el inicio del SIU y de un modo de trabajo que se consolidaría en los proyectos venideros. Se gestó en un contexto en el que era necesario contar con información consistente sobre el sistema universitario nacional y, para lograrlo, resultaba imprescindible desarrollar soluciones capaces de generar esa información a partir de la gestión cotidiana de las universidades. Mariano Absatz, integrante del área de Tecnología y Operaciones del SIU, y Rodolfo Biagiola, referente de SIU-Pilagá, reconstruyeron la historia de estos inicios para InfoSIU.

Para entender cómo comenzó esta historia hay que volver a 1995, cuando el SIU se propuso desarrollar sistemas de gestión para las universidades nacionales. “La única forma de obtener datos de calidad es tener sistemas de gestión que los generen”, explica Mariano Absatz.

La definición implicaba un cambio de enfoque: en lugar de pensar únicamente en cómo obtener información de las universidades, había que desarrollar herramientas que resolvieran sus necesidades cotidianas de gestión y que, a partir de esa actividad, generaran información consistente para el sistema universitario.

En ese contexto, y en el marco del Programa de Reforma de la Educación Superior (PRES), financiado por el Banco Mundial, comenzó a tomar forma el proyecto que llevaría al desarrollo del primer sistema del SIU.

Al mismo tiempo, las universidades enfrentaban la necesidad de transformar sus modelos de gestión presupuestaria. La Ley de Educación Superior y la normativa presupuestaria sancionada en esos años introducían cambios importantes en la forma en que debían registrar y presentar su información económica y financiera.

En paralelo, comenzaba a implementarse el Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) en la Administración Pública Nacional, en línea con un modelo de registración orientado a homogeneizar la información financiera del Estado.

Las universidades utilizaban tradicionalmente sistemas de registración presupuestaria que no respondían al nuevo esquema requerido para los organismos del Estado. La incorporación de la contabilidad de doble partida y la adecuación a las nuevas normas implicaban un cambio importante en las prácticas de gestión.

Para las universidades, desarrollar o adquirir un sistema que permitiera responder a este nuevo escenario representaba un desafío importante. Los sistemas contables eran complejos y costosos, y no abundaban las alternativas que contemplaran, además, las particularidades de la gestión presupuestaria universitaria.

La elección de SIPEFCO

Se analizaron distintas experiencias existentes en las universidades nacionales de San Juan, del Sur y de Río Cuarto. Finalmente se eligió SIPEFCO —Sistema Presupuestario Económico Financiero y Contable—, desarrollado en la Universidad Nacional de Río Cuarto.

El sistema ya contaba con una parte presupuestaria desarrollada y estaba en funcionamiento en Río Cuarto desde 1994. La decisión fue tomar esa experiencia como punto de partida y adaptarla a las nuevas necesidades y a una realidad mucho más amplia: debía funcionar en universidades con estructuras, dimensiones y formas de gestión diferentes.

En paralelo, las negociaciones con el Banco Mundial fueron definiendo una estrategia más amplia de modernización tecnológica. El programa contempló financiamiento para infraestructura, equipamiento y tecnologías que permitieran fortalecer las capacidades informáticas de las universidades.

Como recuerda Rodolfo Biagiola, “la estrategia pasó por ahí: que las universidades se capaciten trabajando con un motor de base de datos y con una plataforma nueva”. La incorporación de tecnología y el desarrollo de sistemas de gestión formaban parte de un mismo proyecto: fortalecer las capacidades de las universidades mientras se construían las herramientas que necesitaba el sistema universitario.

El contexto: la informática en el país

La experiencia se desarrolló en un momento particular para la informática argentina. Desde la recuperación de la democracia, el país había fortalecido la formación y la investigación en ciencias de la computación. La creación de la Escuela Superior Latinoamericana de Informática (ESLAI), el desarrollo de nuevas carreras universitarias y los primeros proyectos de redes académicas contribuyeron a formar una generación de profesionales con una sólida preparación técnica.

Estas capacidades no estaban distribuidas de manera homogénea entre las universidades: muchas instituciones todavía contaban con recursos tecnológicos y equipos informáticos limitados. Algunos de los profesionales formados en ese contexto integrarían los primeros equipos del SIU, vinculando esos conocimientos con las necesidades concretas de las universidades.

Al recordar aquella etapa, Biagiola destaca el nivel de formación de quienes habían pasado por la Escuela Superior Latinoamericana de Informática: “La gente más brillante de informática de mi generación pasó toda por ahí. Su llegada al proyecto también estaba vinculada con una motivación personal: “Yo siempre soñé con trabajar desarrollando sistemas para las universidades”.

Poco después, ese deseo se encontraría con una oportunidad concreta: trabajar sobre un sistema que debía dejar de ser una solución desarrollada para una sola universidad y convertirse en una herramienta para todo el sistema universitario.

Una solución para las universidades

SIPEFCO había sido desarrollado para una universidad con una administración centralizada y debía adaptarse a instituciones mucho más grandes y complejas, con múltiples unidades administrativas. Había una diferencia enorme entre mantener un sistema utilizado por unas pocas personas en una universidad y distribuirlo entre decenas de instituciones, con numerosos usuarios y realidades diferentes.

Mariano Absatz recuerda la diferencia entre mantener un sistema utilizado por unas pocas personas en Río Cuarto y distribuirlo entre muchas universidades: “Una cosa es que te llamen tres usuarios y otra cosa es que te llamen 60 personas distintas por un problema del sistema.”

Para llevar adelante la adaptación se conformó un equipo integrado por personas del SIU y de la Universidad Nacional de Río Cuarto. Rodolfo Biagiola comenzó a trabajar junto con los desarrolladores que habían participado de la construcción del sistema original. “Durante casi dos meses trabajamos en la adaptación del sistema. Se ajustó un montón el código y se conectaron cosas que no conectaban”, recuerda Biagiola.

Hubo que adecuar el sistema a la nueva normativa presupuestaria, modificar buena parte del código, reorganizar componentes y conectar funcionalidades que hasta entonces habían funcionado de manera independiente. Al mismo tiempo, había que preparar una estructura que pudiera ser mantenida y utilizada por otras instituciones.

Una vez terminada esa etapa, llegó la auditoría. La Universidad Nacional del Centro de la Provincia de Buenos Aires (UNICEN) fue convocada para revisar el desarrollo. La revisión implicó una nueva reorganización del código. Biagiola recuerda la intensidad de ese trabajo: “Le pegaron una paliza terrible a lo que era el código. Hicieron cambiar todo, unificar librerías; tenía más redundancia de código. Fue un laburo grande esos 15 o 20 días"

Manual de Sipefco-Comechingones Finalmente se preparó una primera versión, acompañada por sus manuales, para comenzar a presentarla a las universidades. A fines de abril de 1996 se realizó en el Palacio Pizzurno una de las primeras presentaciones del sistema ante la comunidad universitaria.

Nace Comechingones

A partir de las modificaciones realizadas, el desarrollo comenzó a diferenciarse del SIPEFCO original de la Universidad Nacional de Río Cuarto. Así nació SIPEFCO-Comechingones. Como recuerda Rodolfo Biagiola, “ahí se tomó la decisión de empezar a usar nombres de pueblos originarios para todos los sistemas”. El nombre Comechingones fue propuesto desde Río Cuarto, en referencia a la región donde había nacido el sistema original.

Río Cuarto conservó su desarrollo original, mientras que el acuerdo establecido permitía modificar el código de SIPEFCO y generar nuevas versiones para otras universidades. Así comenzaron a diferenciarse las dos ramas.

En 1997 comenzó la implementación de SIPEFCO-Comechingones en las universidades. La Universidad Nacional del Centro de la Provincia de Buenos Aires fue una de las primeras instituciones en incorporar esa versión, junto con la Universidad Nacional de Misiones y otras universidades que se sumaron durante ese año. La UNRC, por su parte, había utilizado y probado el sistema durante el proceso de adaptación.

Los primeros comités

A medida que Comechingones comenzó a llegar a otras universidades, quedó claro que desarrollar y entregar el software no era suficiente. Había que acompañar las implementaciones, conocer las distintas realidades institucionales y establecer una forma de recoger las necesidades de quienes utilizaban el sistema.

En 1996 se había incorporado Luján Gurmendi —ex-Coordinadora General del SIU y actualmente referente de SIU-Bibliotecas— como coordinadora del módulo. Su trabajo comenzó con la implementación y el análisis del sistema, y la llevó a recorrer universidades, relevar necesidades y acompañar las primeras implementaciones. Fue quien impulsó una nueva forma de trabajo: los comités de usuarios, que reunieron a representantes de distintas universidades para compartir problemas, necesidades y propuestas.

Los primeros encuentros de los comités reunieron a representantes de las Universidades Uacionales de Córdoba, Centro, Cuyo, Misiones, Nordeste, Río Cuarto y Buenos Aires, junto con el SIU y la Secretaría de Políticas Universitarias del Ministerio de Educación de la Nación. A estos participantes se sumaban dos instituciones invitadas que iban rotando en cada encuentro. En esos espacios se analizaban los pedidos de modificación enviados por las universidades, se acordaban prioridades y se definía en qué versiones serían incorporados. “Esas universidades eran las que decidían qué se hacía primero. Nosotros no decidíamos”, recuerda Rodolfo Biagiola.

Los mecanismos de trabajo eran muy diferentes de los actuales. No existían plataformas web ni sistemas de tickets. En una primera etapa se diseñaron formularios tipificados para registrar incidentes, solicitar modificaciones y comunicar mejoras. A comienzos de 1997 se diseñó un formulario de incidente informático para que las universidades pudieran informar errores y necesidades. Los pedidos llegaban por correo electrónico, se registraban y, a partir de allí, se generaban las tareas de desarrollo. “Ese es el gen de lo que es el GDS hoy”, explica Biagiola.

Los incidentes comenzaron además a discutirse en los comités de usuarios. Primero se revisaban los pedidos y luego las universidades participantes definían las prioridades. Así, un mecanismo que había comenzado como una herramienta para informar errores fue dando lugar a un circuito de trabajo compartido.

Una metodología que empezaba a tomar forma

El trabajo de los primeros comités permitió desarrollar una forma de trabajo que excedía la resolución de problemas del sistema. Las universidades compartían experiencias, analizaban necesidades comunes, acordaban prioridades y colaboraban con las instituciones que comenzaban a implementar Comechingones.

También surgió una figura que resultaría clave para la expansión del sistema: el capacitador par. Se trataba de personas de universidades donde Comechingones ya estaba funcionando, que conocían tanto la problemática de la gestión como el sistema y que acompañaban a las instituciones que comenzaban a implementarlo. Además de capacitar, estos referentes contribuían a multiplicar el conocimiento dentro de la comunidad.

Una herramienta indispensable para la gestión

Manual de Sipefco con disquets de implementación Cuando comenzó a trabajarse con SIPEFCO-Comechingones, la idea era que fuera una solución transitoria mientras se desarrollaba una nueva generación tecnológica. Durante 1996 se evaluaron distintas herramientas y se definió una arquitectura basada en PowerBuilder e Informix, pero el reemplazo demoró varios años. “La idea original en el 96 era que SIPEFCO fuera una solución inmediata y después hacer un sistema desde cero”, recuerda Mariano Absatz.

Mientras tanto, Comechingones continuó funcionando y fue incorporando mejoras para responder a nuevas necesidades. Entre 1997 y abril de 1998 se duplicó el número de universidades que implementaron el sistema. La Universidad Nacional de Luján fue una de las que incorporaron la solución en esos comienzos, colaborando también con otras instituciones a partir de su experiencia. Su expansión, también recibió un fuerte impulso a través de la Universidad Tecnológica Nacional (UTN) al implementarlo en distintas regionales, multiplicó las instalaciones y los requerimientos que debía atender el equipo. En un momento llegó a utilizarse en todas las regionales de la UTN.

El sistema siguió resolviendo necesidades concretas de las universidades y sumando funcionalidades que resultaron decisivas para su adopción. Entre ellas se destacaron la registración automática por partida doble y la automatización de los cuadros de cierre de ejercicio, tareas que anteriormente demandaban una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. La automatización de esos cuadros tuvo un impacto concreto. Rodolfo Biagiola recuerda el caso de la Universidad Nacional de Córdoba: “Córdoba lo incorporó y el primer festejo que hizo es que de los cuatro meses que tardaban antes en sacar esos cuadros, ahora tardaban quince días”.

La nueva generación tecnológica comenzó a desarrollarse recién entre 2005 y 2006 y daría lugar a SIU-Pilagá. Para entonces, Comechingones había acompañado durante años la gestión económico-financiera de las universidades y había dejado instalada una forma de trabajo que trascendería al propio sistema.

El inicio de una forma de trabajo del SIU

La experiencia fue dando forma a un modelo de desarrollo colaborativo que constituyó una experiencia inédita en el ámbito internacional: en lugar de comprar una solución terminada, se construyó una herramienta junto con las universidades, compartiendo conocimiento y definiendo colectivamente qué era necesario desarrollar. “En los intersticios de esas negociaciones lograron hacer algo que no se hizo en ningún país: los desarrollos colaborativos”, señala Rodolfo Biagiola.

SIPEFCO-Comechingones fue así una de las primeras experiencias que dieron forma al SIU, tanto desde lo tecnológico como desde una manera de trabajar con las universidades. Los registros de los primeros comités muestran que esta lógica colaborativa estaba presente desde el comienzo. Ya en 1997 se proponía invitar a nuevas universidades para que conocieran la metodología de trabajo y realizaran sus propios aportes. Además de incorporar usuarios a un sistema existente, se trataba de construir junto con ellos una forma de resolver problemas comunes.

Treinta años después, las herramientas cambiaron por completo. También cambiaron las tecnologías, las arquitecturas y las formas de gestionar la información. Sin embargo, aquella idea que comenzó a tomar forma en esos primeros años permanece: construir junto a las universidades, compartir conocimiento y desarrollar soluciones que respondan a las necesidades de todo el sistema universitario.

Taller regional de Sipefco-Comechingones en la Universidad Nacional de Salta, 1999

Archivo InfoSIU