Institución: UNCPBA - Fac. de Cs Económicas, Dirección de Alumnos
Presentado por: Moisés E. Bueno, Andrea D. Lhomy, Luciana Montecara
Eje temático: Integración del Ecosistema SIU con otras soluciones
Resumen
En la Dirección de Alumnos de las universidades, el calendario académico es el motor de un ciclo incesante de actividades críticas: rematriculaciones, inscripciones a materias, fechas de exámenes, apertura de mesas especiales entre otras. Históricamente, la falta de una herramienta centralizada convertía la gestión de estas tareas en un desafío constante, resultando en procesos dispersos, datos inconsistentes y un caos que afectaba a todos.
Imagina este escenario, día 2 de febrero el Director de Alumnos con su familia en la playa y suena el celular, por quinta vez; y al ver el celu descubre 25 mensajes de whatsapp del Secretario Académico donde repite en varias oportunidades y acompañado con muchos emojis “NO SE PUEDEN REMATRICULAR”. Allí ahí “cae” -mientras psicomatiza que un enjambre de medusas se le pegan en la espalda- que allá por el 29 de diciembre creía que “las chicas” habían cargado el período de reinscripción de febrero y recuerda que en realidad nunca se verificó. ¡Ahora es obvio que no estaba cargado!
Este escenario puede repetirse para periodos de inscripción a propuestas, periodos de inscripción a comisiones, no habilitar las encuestas y así un conjunto de operaciones que con intervalos distintos de tiempo se hacen presente año tras año académico. Estas situaciones no solo generan problemas para la Dirección de Alumnos, sino también para decanos, secretarios académicos, profesores y, para los propios estudiantes. La confianza en la institución se resiente y el ambiente de trabajo se vuelve insostenible.
Para resolver estos problemas de raíz, se ha implementado la aplicación de Kanban. Esta herramienta no solo organiza las tareas en un flujo visual y claro, sino que también transforma la manera en que se gestionan los datos y los procesos.
¿Cómo funciona esta solución?
Gestión proactiva y visual: La herramienta automatiza la gestión de tareas. Al cargar el calendario académico, se establecen las fechas críticas. La tarea se inicializa como Pendiente; unos días antes de su fecha límite, permitiendo que alguien comience a trabajar en ella. Si se demora o no se completa a tiempo, el sistema la marca como Demorada; con un aviso de color, alertando al equipo para que actúe de inmediato. Esto elimina las sorpresas de último momento y asegura que las actividades críticas se cumplan en tiempo y forma.
Calidad de datos y eficiencia: Al centralizar la gestión de tareas y sus fechas, se garantiza que la información clave, como plazos y responsables, sea la misma para todos. Esto reduce errores, minimiza la necesidad de verificaciones constantes y asegura que los datos sean confiables. El resultado son procesos más rápidos, un uso más eficiente de los recursos y una mejor experiencia para toda la comunidad
universitaria.
Monitoreo en tiempo real: La herramienta no se limita a organizar tareas; también ofrece indicadores de eficiencia en tiempo real. A través de gráficos de torta o barra (similares a un dashboard), monitorea la evolución de las actividades, permitiendo una visión clara del progreso y ayudando a identificar y resolver cuellos de botella antes de que se conviertan en un problema mayor.
En resumen, la aplicación de Kanban es una estrategia integral que resuelve problemas de fondo. Garantiza la calidad de los datos, promueve una gestión eficiente y, lo más importante, asegura que la Dirección de Alumnos y todos los actores involucrados operen de manera coordinada y sin contratiempos, transformando la gestión en una experiencia fluida y controlada.