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Portal del Proveedor: Experiencia UNSL

Universidad Nacional de San Luis En mayo de este año, la Universidad Nacional de San Luis implementó el Portal del Proveedor. Eduardo Murzeta, Director general de contrataciones e infraestructura de la Universidad Nacional de San Luis, y Carlos Ruiz de la Dirección de Aplicación Tecnológica a los Sistemas de la Información, Presentaron un racconto de su experiencia en el comité de la Comunidad SIU-Diaguita. Entre los aspectos que más se destacaron en el encuentro fue el el trabajo con la preinscripción y de la oferta electrónica.

Ambos afirman que la implementación del Portal fue posible gracias al apoyo del equipo de SIU-Diaguita y también gracias al esfuerzo y colaboración de todo el equipo de la universidad. Al dar cuenta de la experiencia de esta implementación, se remontan un poco atrás en la historia, cuando comenzaron con el sistema Comechingones para luego pasar a SIU-Pilagá, que consideran como una primera gran base de datos de proveedores. “En aquel entonces y hasta no hace tanto, nos preguntábamos quién es un proveedor -comenta Murzeta- Y una discusión que teníamos con las áreas técnicas era quién debe estar incorporado en la base de datos de proveedores. Pues muchas veces la visión de las áreas de compra y de las áreas técnicas es muy diferente”. Finalmente se llegó a la siguiente definición: “Un proveedor es toda persona humana jurídica que desee vender o prestar un servicio a la universidad”.

El Portal del Proveedor es una herramienta de gestión diseñada para agilizar las interacciones entre los proveedores y las instituciones universitarias. Su objetivo principal es optimizar los procesos de compras y difundir eficientemente las diversas etapas involucradas. Con esta implementación, los proveedores pueden acceder a convocatorias, realizar ofertas electrónicas y gestionar diversas acciones con la universidad de manera más eficiente. El Portal le permite al proveedor visualizar determinados documentos, entre ellos las órdenes de compra, órdenes de pago y retenciones, lo cual a la UNSL le solucionó el tema de los reclamos que llegaban de proveedores a quienes no les llegaban sus comprobantes de retenciones. Murzeta destaca la transparencia que la herramienta le da a los procesos,

“Es abismal el salto de calidad que hemos dado, y el sistema sigue ofreciéndonos muchísimo potencial”.

El paso a paso de la implementación

Eduardo Murzeta y Carlos Ruiz Hace varios años que en la institución pensaban en contar con un portal de proveedores y en oferta electrónica. Una vez que estuvo lista la primera versión de este sistema, decidieron hacer una primera instalación en un entorno de prueba. Esas pruebas se realizaron en forma centralizada.

Hacia el primer trimestre de 2024 surgieron reuniones entre los equipos técnicos, y las unidades de compras de la universidad junto con el equipo del SIU. De allí surgieron necesidades de cambios que eran esenciales para que fuera operativo y poder salir en producción. “Dijimos, vamos con un paso a paso de cambio y salgamos a la cancha”.

La propuesta fue aceptada muy rápidamente por el Consejo Superior, que lo trató y dictó una normativa para para la aplicación de Portal de proveedores. En marzo, ya vieron plasmados todos los cambios que el equipo SIU se había comprometido a hacer en la reunión de diciembre. Mientras tanto, continuaron con las pruebas en la universidad y comenzaron a realizar reuniones interdisciplinarias. “Al implementar el portal de proveedores veíamos que teníamos que involucrar otras áreas más allá de las unidades de compra: la tesorería, eh la dirección contable, etc., Era necesario coordinar algunos puntos y estrategias con ellos y ver si era necesario redefinir algunos roles que veníamos arrastrando desde la carga de proveedores en SIU-Pilagá”, comenta Murzeta.

Mientras tanto se establecieron plazos para la implementación y se definió la metodología con la que iba a ser aplicado. Se definió que se iban a subir todas las unidades de compra central y descentralizadas, con excepción de la Secretaría de Asuntos Estudiantiles y Bienestar Universitario, porque por allí pasaba la compra de alimentos para abastecer el comedor universitario y prefirieron sumarla posteriormente.

Otra discusión interesante tuvo que ver con los procedimientos a subir. Se decidió subir todos los procedimientos, a excepción del procedimiento de contratación directa por adjudicación simple. Entonces, salvo esas excepciones, todo pasa actualmente por oferta electrónica.

Con respecto a las normativas, el Consejo Superior dictó una para su aplicación en la cual se determinó la potestad en la Secretaría de Hacienda para emitir todas las normas aclaratorias y procedimentales que considerara necesarias para implementar. Además, se redactaron las políticas de uso y privacidad del sistema y un manual para orientativo para los proveedores. Esto hace referencia a la privacidad y confidencialidad y al uso de los datos que pueda dar la universidad hacia todo lo que cargan los proveedores y por otro lado, a la veracidad de los datos que envía el proveedor y a la responsabilidad de ellos sobre esos datos.

Con esta base, se puso como fecha de lanzamiento el 16 de mayo de 2025. Ese día el sistema entró en producción y está operativo, está alojado en la página de la Secretaría de Hacienda, Administración, Infraestructura de la Universidad.

También crearon una mesa de ayuda para la preinscripción de los proveedores. Realizaron la difusión por correo electrónico a la base de datos de SIU-Pilagá. El mismo 16 de mayo recibieron las primeras preinscripciones. Allí, por supuesto, surgieron los primeros inconvenientes. Observaron la necesidad de crear un espacio de preguntas frecuentes y afirman que hasta ahora les resulta muy útil este recurso.

Esta instancia los llevó a redefinir y unificar algunos criterios. Cuando un proveedor está preinscripto, el portal les da la opción de que lo autoricen provisoriamente o de que lo rechacen. Murzeta explica: “Cuando un proveedor tiene toda la documentación completa y sin errores, no hay duda de que hay que autorizarlo. Pero cuando un proveedor que tiene que subsanar algunas cosas, nos dimos cuenta que si lo rechazábamos, este proveedor tiene que generar todo el proceso de preinscripción nuevamente, lo cual es bastante engorroso. Entonces decidimos aplicar la autorización provisoria en el cual no va a poder participar de un procedimiento de selección, pero tampoco va a tener que hacer toda la carga nuevamente, sino que va a tener que subsanar lo que la Dirección contable le marque en ese momento. Una vez que subsane pasa a la autorización, pasa un nuevo control y la autorización definitiva. Y para el caso de rechazos, solamente lo tenemos cuando está mal ingresado el CUIT”.

Murzeta cuenta que la parte de compras los llevó a repensar qué forma parte del del expediente: “Lo que va a cargar automáticamente el sistema quienes estamos utilizando SUDOCU son todos los actos que se firmen en SIU-Diaguita, pero no así las ofertas que son presentadas por un externo (proveedor). Entonces encontramos la alternativa de descargar las pantallas de la oferta electrónica y subirlas a SUDOCU”.

Impacto

Un impacto fundamental que reconocen desde todas las áreas de la universidad es la transparencia que le brinda a los procesos, “es indiscutible y muy necesario en el contexto actual”, sostiene Murzeta y agrega que las áreas de auditoría y servicio jurídico valoran especialmente esta novedad.

La reducción en el tiempo de carga para las UOC (Unidad Operativa de Contrataciones) es otro aspecto que se destaca,

“para las UOC es un salto de calidad altísimo. Puede acelerar mucho los tiempos al no tener la carga administrativa de cargar una oferta renglón por renglón”, comenta Murzeta.

La autogestión del proveedor alivió la carga para el área contable. Eran ellos eran quienes cargaban los proveedores y archivaban la documentación. Hoy en día realizan un control de lo que el proveedor cargó, y no necesitan archivar más esa documentación porque ya está en el sistema.

También para los proveedores ha significado un impacto cualitativo. Una vez pasada la curva de aprendizaje de la carga en la preinscripción, fue bienvenido el poder hacer su oferta directamente en el sistema, sin tener que trasladarse con un sobre a la institución, “no les queda la duda de si se recibió la oferta, saben que mandan su oferta y eso no se ve hasta el día de de la apertura”. Por otro lado, también les facilitó el hecho de que va a poder ver la documentación de los procedimientos de selección en los que participa cuando quieran, durante las 24 horas, los 365 días del año, entrando con su usuario. "Es decir, que hay una despapelización por un lado y por otro no necesita estar contactándose con diferentes áreas de universidad para solicitar un comprobante de transferencia, de retención, o una orden de compra, va a tener todo aquí en el en el Portal de Proveedores”.

Algunos datos de junio:

110 proveedores inscriptos

15 procesos de contratación electrónica

50 ofertas recibidas (desde 2009 tenían un promedio de aproximadamente 30 proveedores por mes)

Se han realizado procesos de diversos rubros (informática, concesión del buffet, servicios de desinfección, desinsectación, etc.)

Desafíos

Entre los desafíos o proyecciones que se plantean, están considerando proponer capacitaciones para los proveedores, aunque una parte de esto quedó resuelta con la mesa de ayuda y las preguntas frecuentes. Por otro lado, la UOC que les queda pendiente incorporar al proceso de oferta electrónica es el comedor, proyectado para este mes. Están haciendo un proceso personalizado con los proveedores para lograrlo. Por último, el desafío que tienen por delante es a partir de agosto es poder subir la obra pública a la oferta electrónica.

felicitaciones PortalProveedores UNSL fb

Archivo InfoSIU