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Unificación de SIU-Guaraní en UNTREF

Universidad Nacional Tres de Febrero La implementación de SIU-Guaraní en forma centralizada resulta imprescindible para trabajar con el Ecosistema SIU, donde la integración entre herramientas y procesos es la característica primordial. Martín Aiello, Secretario Académico, y Jimena Kohan, Coordinadora General del Área de Gestión de la Información de la Universidad Nacional Tres de Febrero compartieron los pormenores de la experiencia de unificación de dos bases de SIU-Guaraní en el comité del módulo de gestión académica en mayo.

La unificación de las bases ha implicado un gran esfuerzo para la institución en muchos aspectos. Queda claro en el testimonio de sus protagonistas que no se ha tratado solo de un cambio tecnológico, ya que el proceso ha acompañado también un intenso proceso de unificación de procesos y acuerdos en torno a prácticas en la gestión. 

Martín Aiello Aiello explica que la decisión institucional de unificar SIU-Guaraní está presente desde hace mucho tiempo en la universidad, ya en la segunda autoevaluación institucional, identificaron ciertas problemáticas vinculadas con la integración de los sistemas de información. Hacia 2016 UNTREF no entregó el informe a través de Araucano a lo que entonces era la SPU (Secretaría de Políticas Universitarias), esto llevó a replanteos y la redefinición de procedimientos para poder cumplir con entregas futuras. 

Entre las recomendaciones del SIU, se hacía hincapié en armar comités. Este fue el inicio de la conformación de un comité institucional en 2018, donde se revisaron criterios y definiciones básicas. Esto permitiría cumplir con el compromiso de entrega de datos a través de Araucano y también contar con datos confiables y de calidad en la universidad e indicadores para análisis y toma de decisiones. Por este motivo el comité se centró en los sistemas Araucano, SIU-Guaraní y SIU-Wichi.

La UNTREF tiene tres unidades académicas con distinta localización (geográfica y virtual): los estudios de grado presenciales, los estudios de posgrado y la educación a distancia. La unidad de grado está en el partido de Tres de Febrero y la de posgrado está ubicada en el centro de la ciudad de Buenos Aires. Estas tres unidades académicas se caracterizaron históricamente por su autonomía en la gestión de alumnos. En sus inicios, hacia el año ´99, la universidad tenía un sistema propio de administración, con tres bases de datos diferentes. Con el tiempo surgió la necesidad de empezar a contar con mayor complejidad en la gestión de los estudiantes. Hacia 2018 en la unidad de grado presencial estaba implementado SIU-Guaraní 3.10 y las unidades de posgrado y virtual tenían un sistema propio.

En 2019 se comenzó con la primera etapa en la que se proponían actualizar a la versión 3.16 de SIU-Guaraní en la unidad de grado presencial, y en posgrado implementar SIU-Guaraní. 

Ante esta realidad, reconocieron la necesidad de ayuda externa, dado que el área de tecnología en la universidad es pequeña, con lo cual se empezó a trabajar con un equipo consultor, y se armaron equipos en cada una de las áreas, generando así también un conocimiento en la universidad. Surge claramente allí la necesidad de integrar las tres bases de estudiantes y de gestión académica administrativa y de coordinar los procesos. La pandemia determinó un impasse a este impulso y recién en 2022-2023 retomaron el proyecto de integración de los sistemas. En la post pandemia hubo cambios en la gestión que hicieron posible avanzar hacia la unificación de las bases de SIU-Guaraní.

Tuvieron un periodo de diagnóstico hacia el final del año 2023 y a principio de 2024 decidieron comenzar a preparar la migración a SIU-Guaraní 3.21.6. Debido a que detectaron ciertas inconsistencias en las bases de datos de los estudiantes virtuales, decidieron comenzar en 2024 con la unificación en las unidades de grado y de posgrado presenciales. 

Jimena Kohan Hacia fin del 2023 el equipo de consultoras externas hizo un análisis de la situación de las áreas, con el propósito de unificar los sistemas SIU-Guaraní. Como se comentó anteriormente, se partía de dos implementaciones de SIU-Guaraní 3. No se trató solamente de una unificación sino también de una actualización de versión. Lo cual implicó cambios en varios aspectos, y por supuesto, no poco estrés, dice Jimena Kohan y agrega: “No es solo que fuimos hacia hacia un trabajo unificado de bases, sino que también las áreas venían trabajando de determinada manera o estaban personalizadas y ahora ya no era necesario”.

Hubo varios factores que traccionaron para que esta unificación fuera posible: La decisión del rectorado, las políticas de la Secretaría académica, las necesidades de las diferentes áreas y el compromiso de la Dirección de tecnología e Informática. “Hubo una clara decisión política desde el rectorado en este sentido, -comenta Kohan- también surgía la necesidad desde varias áreas, por ejemplo, el hecho de que la universidad tiene un sistema de créditos con el cual requerían tener actividades que no estaban registradas en una sola unidad académica. Y por otra parte, los estudiantes son de la universidad, no son estudiantes que hacen una carrera de grado y después van a una carrera de posgrado, era engorroso tener que volver a pedirle la documentación dentro de la misma institución”. 

Como panorama de la situación actual, se puede destacar que las áreas de grado y posgrado desde el 2025 comenzaron a utilizar el SIU-Guaraní unificado. Por otra parte, desde la gestión se trabaja para seguir mejorando para que el sistema esté acorde a los circuitos y a las tareas. Y también, en conjunto con la Dirección de tecnología se implementó un sistema de tickets para las solicitudes. 

Con respecto al futuro, en el corto y mediano plazo esperan seguir mejorando el uso de SIU-Guaraní para la gestión de las áreas de la Secretaría Académica y sumar al Guaraní Unificado a las áreas de Educación Virtual y la Secretaría de Extensión.

“Ha implicado un gran trabajo y es importante incluir la implementación en el cronograma. También es necesario pensar cuándo es el momento de llevarla adelante. Nunca podemos parar la base dos o tres semanas porque siempre hay cosas que uno tiene que ir trabajando, entonces terminamos haciéndolo en diciembre y un poco en enero y es un momento en el cual estamos todos cansados”, comenta Kohan.

“Nosotros veníamos de una realidad en la cual cada área tomaba las decisiones de manera independiente y ahora tenemos que generar acuerdos. Para eso tenemos el comité. Entonces, a veces tenemos que tener una acta única, tenemos que acordar circuitos, lo último que hicimos fue el circuito de egreso. Cuando empieza a funcionar está bueno, estamos todos contentos, pero lleva un gran esfuerzo”, agrega Kohan.

“No es solamente una cuestión de sistemas, tiene que haber una decisión institucional para ir hacia la integración", sostiene Martín Aiello.

"El año pasado se aprobó por primera vez el calendario académico que incorporaba las tres áreas.  Es decir que hasta ahora en la universidad se ha pensado de forma autónoma las tres áreas, y este es un hito que marca un cambio. Otro aspecto importante a resaltar es cambiar prácticas, es decir, que las prácticas sean comunes, formalizar y documentarlas. Aunque es difícil y lleva tiempo es lo que se debe hacer. Nunca es el momento ideal, pero hay que hacerlo, por eso es importante el alineamiento institucional. Es muy importante para nosotros tener unificadas las tres áreas en un futuro cercano”., afirma Aiello 

Para finalizar, Aiello concluye: “Hay que gestionar con información fiable y data y para nosotros los sistemas de información de la Secretaría Académica son importantes para la toma de decisiones. Es muy importante que las que las áreas académicas se involucren en estos procesos, esa es mi recomendación también, en este momento el SIU-Guaraní es uno de los instrumentos para hacer política académica, y hay que involucrarse eh desde un punto de vista conceptual de lo que uno quiere desarrollar curricularmente en la universidad, en cómo se implementa eso y en la complejidad que tiene.”