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05.
SEEI está creciendo
¿Cuántos kilogramos de papel se ahorran las universidades al usar la solución de Expediente Electrónico Integrado?, ¿Cuántos metros cúbicos con armarios de expedientes dejan de ocupar espacio en las oficinas con la digitalización? ¿Sabían que si extendiéramos esos papeles ahorrados en hilera formarían una línea que va desde la base Marambio hasta La Quiaca? Presentamos aquí indicadores del uso de SUDOCU y EEI.
La Solución de Expediente Electrónico Integrado (SEEI) es una herramienta compuesta por múltiples componentes que permiten llevar adelante la gestión integral de documentos y expedientes de manera distribuida. Uno de esos componentes es SUDOCU, con el que es posible crear todo tipo de documentos digitales y administrar el ciclo de vida completo de los mismos. Este se integra naturalmente con SIU-Araí, tanto como proveedor de identidad (IdP), como con Araí-Documentos, que funciona como un repositorio centralizado y proveedor de soluciones de firma electrónica. La SEEI se complementa con distintos módulos del Ecosistema de Administración Digital, en una arquitectura abierta que -a través de APIs de integración- promueve la interoperabilidad entre todos los sistemas de gestión de la institución.
Sistemas que se integran en la SEEI
Actualmente, 29 instituciones utilizan la solución de Expediente Electrónico Integrado con SUDOCU y SIU-Araí, y otras ya se encuentran realizando pruebas funcionales para comenzar a utilizarlo. Desde el año pasado, el equipo de EEI se ha dedicado a crear un proceso para relevar datos de valor que le permitan dar cuenta de los avances en el crecimiento del proyecto en las universidades. En junio de 2023, se logró dar cuenta de más de 40 indicadores con gran colaboración de las universidades para poder generar este informe y darle visibilidad a la tarea que vienen desarrollando las instituciones con la digitalización de expedientes. Desde ese momento el equipo se propuso dar continuidad a ese relevamiento de manera semestral.
Números de interés
Los números que arroja este informe, actualizados en la presentación realizada en el último comité, reflejan el uso real de la solución, que es relativamente joven si se la compara con otras de más trayectoria en el SIU. Cada vez más universidades están integrando soluciones “satélites” como SIU-Diaguita, SIU-Pilagá y SIU-Guaraní, eligiendo optimizar su gestión con el Ecosistema de Administración Digital.
Si consideramos los datos de las 6 instituciones que están trabajando en modo Ecosistema, podemos observar que en 2022 se autorizaron 14.552 documentos desde módulos “satélites”, y ya en 2023, cuando se sumaron nuevas integraciones, fueron 43.400.
Con respecto a los datos de SUDOCU, destacamos algunos datos desde 2020:
Algunos datos(*) pueden ayudar a dimensionar la cantidad de documentos autorizados:
Estos papeles ocupan el volumen de 7 volquetes de 15 metros cúbicos (para hacerse una idea de la cantidad de espacio que no se ha ocupado con armarios de expedientes).
Les agradecemos a todas las universidades que colaboraron con entusiasmo enviando información para poder dar a conocer los avances del sistema universitario hacia la administración digital con el uso de SEEI.
(*) datos de diciembre 2023, de 26 instituciones.
Indicadores de la solución de EEI