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SIU-Mapuche en la UBA

El primero de febrero de este año, la UBA liquidó los sueldos de toda la institución con el módulo de recursos humanos SIU-Mapuche. Un hito que tiene detrás un enorme trabajo liderado por un equipo multidisciplinario.

Desde InfoSIU hablamos con los integrantes de este equipo, quienes nos contaron los pormenores de esta hazaña: Lucía Livetti, directora general de Innovación y Servicios Digitales del Rectorado; Rosana Beker, a cargo de la Liquidación de Haberes, Fabian Colart, director general de Recursos Humanos; y Alicia Rosales, asesora y ex no docente de la UBA quien ha acompañado el crecimiento de SIU-Mapuche desde que se llamaba SIU-Pampa.

Implementación de SIU-Mapuche en la UBA Reunión por implementación de SIU-Mapuche en la UBA La UBA participa del comité de la comunidad SIU-Mapuche desde sus inicios, y atestiguó el crecimiento y fortalecimiento del sistema a través de los años. Actualmente son 69 instituciones las que lo utilizan, 54 Universidades Nacionales y 15 organismos. Hace dos años, el secretario de Hacienda de la UBA, Matías Ruiz, tomó la decisión de impulsar y concretar la implementación del módulo.

Dos claves fundamentales para el éxito del proceso han sido el apoyo y la determinación de las autoridades para llevarlo adelante, y la conformación de un equipo amplio, con perfiles profesionales heterogéneos, que permitió abordar el cambio de sistema desde múltiples dimensiones.

Curso de capacitación Revisión y cambios de procesos

Hasta este año, la universidad trabajó con dos sistemas separados, uno para la liquidación de haberes y el otro para la gestión de los recursos humanos: Pampa UBA y Prisma. “Se tomó la decisión política de formar un equipo mucho más grande, para poder abarcar todas las áreas que teníamos para trabajar y poder hacer la implementación.

Para nosotros SIU-Mapuche fue un proceso formal y funcional de análisis de todos los procesos de recursos humanos-observa Lucía Livetti- se trabajó mancomunadamente en una mesa de liderazgo para tomar decisiones considerando todas las aristas con relación a cómo íbamos a incorporar todas las dependencias”.

A la complejidad de pasar a gestionar en un único sistema lo que antes se manejaba con dos sistemas separados, se agrega la cantidad y diversidad de dependencias de la institución: la UBA tiene 23 dependencias, que incluyen -además de las facultades- hospitales, colegios preuniversitarios y un centro cultural, donde se liquidan más de 50.000 cargos. “Cada una de esas dependencias tiene una idiosincrasia particular y específica para el desarrollo de su tarea, con su estructura organizativa -comenta Fabián Colart.

"SIU-Mapuche nos lleva a que todos tengamos que trabajar en un mismo lenguaje, tuvimos que sugerir adecuaciones hasta de estructura organizativa de las áreas de personal, recursos humanos y liquidaciones”.

Sistemas que “hablan con SIU-Mapuche”

Otro aspecto que hubo que resolver al implementar SIU-Mapuche es que la gestión de las liquidaciones en la universidad se caracteriza por tener una carga descentralizada y un control presupuestario centralizado, es decir que las dependencias cargan las novedades o cargos, y hay una instancia de control centralizada desde la cual se aprueba o rechaza el pedido. Para resolver esto, que difiere del modelo de carga de SIU-Mapuche, desarrollaron un sistema que han llamado UBA-Mapuche gestión.

Por el momento no trabajan con el Portal de Autogestión SIU-Huarpe, aunque quieren ir en esa dirección, entonces, también han desarrollado integraciones entre SIU-Mapuche y otros sistemas con los que trabajan. Por ahora son 6 los sistemas que corren por detrás del módulo de recursos humanos.

Roxana Beker con su equipo de liquidación han desarrollado un modelo de cálculo de retroactivos. Con respecto a este tema, Livetti señala que podrían poner a disposición estos desarrollos para aquellas universidades a quienes les pueda resultar útil, “es un trabajo enorme que hizo el equipo de desarrollo junto al equipo de liquidaciones, que es importante socializar con el resto de la comunidad”.

Cambio cultural

“La implementación de un nuevo sistema no es solo un cambio de aplicación sino un cambio cultural” -dice Lucía Livetti-y agrega que fue un trabajo muy arduo, “se han modificado cronogramas, forma de carga, los momentos del mes en que se carga, y los procedimientos”. Para esto crearon lo que llamaron un Ecosistema Mapuche y se armaron canales de comunicación con todas las dependencias involucradas. También se armó un esquema de capacitación propio de la UBA, en formato presencial y virtual, con instructivos y videos que reflejaban el vocabulario y los circuitos de carga propios, para que todos los usuarios se sintieran identificados. Además, se creó un comité interno de SIU-Mapuche, replicando la modalidad de trabajo del SIU, en el cual participan todas las personas responsables de las dependencias, y se reúnen una vez por mes.

Fabián Colart señala que el cambio de paradigma que llevaron adelante en el seno de la universidad se dio en un contexto de pandemia, poco favorable para el trabajo colaborativo. Reconoce que las resistencias que se presentaron fueron altas al inicio, e incluso muchos no creían que se iba a realizar este cambio. A mediados de 2024 comenzaron las primeras pruebas y durante el último trimestre se estableció un cronograma de carga en paralelo en los dos sistemas. En diciembre fue la carga en paralelo en producción, y en ese momento ya se empezó a usar la herramienta y a incorporar la idea de que “el mes que viene liquidamos con SIU-Mapuche”.

“Veníamos de un sistema donde nos sentíamos cómodos trabajando y teníamos que lograr que las personas cambiaran la mirada y no pensaran a SIU-Mapuche desde la mirada del sistema anterior-reflexiona Colart y agrega: Entre las personas que llevan adelante el proceso de carga tenemos desde personas que son ´nativos digitales´, que empiezan a trabajar y son mucho más amigos del desarrollo de nuevos sistemas, y tenemos personas que están en el final de la etapa laboral activa. Como equipo de coordinación pudimos superar la resistencia al cambio y desde diciembre estamos en producción trabajando”.

Confían en que la curva de aprendizaje que conlleva un cambio como este irá equilibrando los tiempos de carga con los de control al disminuir los errores, “estamos supliendo las equivocaciones con modificaciones manuales, entendemos que esto va a ser transitorio hasta que todos se acostumbren, es parte del cambio cultural”, dice Livetti.

Masividad

Colart puntualiza que el valor agregado de la universidad es también una de sus mayores dificultades: la masividad, y da un ejemplo: “la masividad nos genera una complicación adicional que muy pocas universidades pueden llegar a dimensionar. En ocasiones donde solicitábamos alguna adecuación del sistema, nos respondían algunos colegas que se podía resolver ingresando los datos individualmente, pero no es lo mismo hacerlo para 50 personas que para 2 mil personas en un proceso de carga de datos de una liquidación mensual”.

Livetti agrega en este sentido: “Nosotros usamos la solución al 100% y al hacer un uso de la herramienta tan profundo, porque no tenemos 10 mil sino 50 mil casos de cargos distintos, vamos encontrando huecos o errores, por eso el volumen de GDS con requerimientos es grande. Son cosas que pasan en la explotación de la herramienta con un nivel de detalle tan profundo.

El equipo está en permanente comunicación con el SIU. Las y el entrevistado destacan el trabajo colaborativo que se dio al interior de su equipo conformado por perfiles muy diversos, y también con el SIU que acompañó todo el proceso. Agradecen también el apoyo incondicional de las autoridades de la UBA, y al personal de cada dependencia, que a pesar del escenario complejo en el cual se realizó el cambio, en un contexto de recortes presupuestarios, lograron realizar las cargas para que todo el personal docente y no docente de la institución pudiera cobrar sus sueldos el primero de febrero en tiempo y forma.

Lucía Livetti sintetiza esta experiencia diciendo:
“En definitiva fue un éxito no solo por la complejidad del sistema sino también por la complejidad coyuntural en la que se implementó SIU-Mapuche”.

Entrevista al equipo de coordinación Entrevista al equipo de coordinación

Archivo InfoSIU